Офис менеджер

Наша агентство W3Promo занимается как SEO продвижением сайтов, так и их созданием. Работаем успешно и давно, добиваемся результатов для клиентов. Дружный и небольшой коллектив специалистов.

Мы ищем человека, кто понимает, что в Digital тяжело и много своей нервной работы, и надо разгрузить руководство и специалистов от рутины по офисным задачам и проблемам, взять часть работы по типовым рутинным процессам на себя.

Ищем специалиста без опыта или с небольшим опытом, но крепкого и адаптивного. Как назовем эту должность- офис менеджер, администратор или секретарь с функциями личного помощника, не важно. Главное- качественно и быстро выполненная работа по поставленным задачам и снятие части рутины.

Чем будет заниматься стажер под руководством более опытного наставника

Обязанности:

• Выполнение задач от руководителя компании (ведение ежедневника, планирование встреч, личных дел, отчетность)
• Информационная помощь руководящим лицам
• Прием и распределение входящих телефонных звонков между сотрудниками
• Частично холодные звонки по поручению менеджера отдела
• Регистрация и учет входящих и исходящих писем, документации, подготовка и оформление писем на бланке организации
• Организация архива корреспонденции и документации
• Проверка, фиксация и контроль задач сотрудников на рабочий день, неделю, месяц
• Осуществление контроля за своевременным прохождением и исполнением документов, в том числе, содержащих поручения руководителя ответственным исполнителям
• Организация заседаний, рабочих совещаний, встреч и иных мероприятий, их протоколирование
• Ведение базового кадрового делопроизводства организации (учет, расписания и тд)
• Обеспечение хозяйственного обслуживания офиса (техника, подрядчики, уборка, канцелярия, курьерские службы, доставки воды)
• Организация работы с курьерскими службами и водителями/доставками
• Помощь по задачам контент-менеджерам, проджект-менеджеру и специалистам
• Поиск информации и ее обработка, структурирование данных, внесение информации на сайты
• Cканирование, копирование, печать документов
• Встреча/Прием посетителей компании
• Помощь в первичном подборе необходимого персонала / сотрудников
• Размещение вакансий, первичный отбор и приглашения на собеседования, звонки кандидатам
• Организация встреч с подрядчиками и партнерами
• Организация нечастых внутренних мероприятий и встреч
• Редкая работа с командировкой и планированием поездок/расписаний

Требования:

• Умение работать в режиме многозадачности
• Стрессоустойчивость
• Презентабельный и опрятный внешний вид
• Чистоплотность
• Ответственность и исполнительность
• Доброжелательность и эмпатия
• Желание развиваться в компании
• Грамотная устная/письменная речь, четкая дикция
• Быстрая печать, желательно скоропечать
• Уверенный пользователь ПК
• Опытный пользователь офисных программ (MS Office etc)
• Уверенная работа с оргтехникой
• Знание базовых правил делового этикета
• Коммуникабельность, внимательность
• Способность работать с разными людьми и налаживать эффективное взаимодействие
• Высокий уровень самоорганизации и высокое качество выполнения задач
• Аккуратность в работе, самостоятельность в поиске вариантов решения задачи
• Ответственность и нацеленность на результат (доведение задачи до логического завершения)

• Работа в офисе на нормальном компе. Гибкое начало рабочего дня с 9 до 11, полный рабочий день.
• Обучать и помогать с задачами и адаптацией будет непосредственно руководитель с большим опытом работы. Отсутствуют цейтноты и сильные переработки.  
• Офис в центре Москвы на м.Красные ворота, 3 мин от метро. 

Интересные и разнообразные как работы и сотрудники в офисе, так и сайты клиентов с которыми мы работаем. Рост зарплаты по росту квалификации офис менеджера.

Пришлите краткое описание ваших сильных хард и софт скиллов.  Будьте готовы к встрече в офисе- с соискателями беседуем только лично. Спасибо за ваш отклик и надеемся на сотрудничество